Datenschutz im Beratungsalltag: Auskunftsersuchen, Akteneinsicht (Härting/Sezer, ITRB 2023, 324)

Fast alle datenschutzrechtlichen Aufsichtsverfahren beginnen mit der Beschwerde einer Bürgerin oder eines Bürgers (Art. 77 DSGVO). Das betroffene Unternehmen erfährt hiervon durch ein Schreiben der Datenschutzbehörde: einen Fragenkatalog bzw. ein Auskunftsersuchen nach Art. 58 Abs. 1 lit. a DSGVO. Auf der Checkliste jeder Beraterin und jedes Beraters stehen sodann die Akteneinsicht sowie die Prüfung, ob die Behörde die Grenzen beachtet hat, die es beim Fragerecht gem. Art. 58 Abs. 1 lit. a DSGVO gibt.

1. Akteneinsicht

a) Rechtliche Grundlagen

b) Beratungspflicht

c) Begriff der Akte

d) Ausnahmen

e) Rechtsbehelfe

2. Grenzen der Auskunftsverpflichtung

a) Bestimmtheit

b) Erforderlichkeit

c) Sachverhaltsaufklärung

d) Selbstbelastungsverbot

3. Fazit


1. Akteneinsicht

Nur wenn man den Inhalt der Beschwerdeakte kennt, kann man bei der Kommunikation mit der Datenschutzbehörde auf Augenhöhe agieren. Ohne Akteneinsicht ist das nicht möglich. Gelegentlich werden behördliche Fragen erst durch die Akteneinsicht umfassend verständlich.

a) Rechtliche Grundlagen

Das Akteneinsichtsrecht findet seine einfachrechtliche Bestimmung im Verwaltungsverfahren in § 29 VwVfG und im Bußgeldverfahren in § 49 OWiG. Verfassungsrechtlich ist das Recht auf Akteneinsicht untrennbar mit dem grundrechtlichen Anspruch auf rechtliches Gehört gem. Art. 103 Abs. 1 GG verbunden. Daher ist das Recht auf Akteneinsicht nicht einfachgesetzlich ausschließbar.

Eine ausreichende Gewährung rechtlichen Gehörs setzt voraus, dass die Verfahrensbeteiligten erkennen können, auf welchen Tatsachenvortrag es für die Entscheidung ankommen kann. Entsprechend leitet sich das Akteneinsichtsrecht auch aus der Menschenwürde (Art. 1 Abs. 1 GG) und dem Rechtsstaatsprinzip (Art. 20 Abs. 3 GG) ab und gehört zu einem fairen Verwaltungsverfahren, in dem Bürgerinnen und Bürger nicht als bloße Objekte behördlicher Entscheidungen behandelt werden dürfen. Zugleich dient das Akteneinsichtsrecht dem Ziel einer bürgerfreundlichen Verwaltung und stellt Waffengleichheit von Bürger und Behörde sicher. Es verhindert daher ein „geheimes“ Verfahren der Behörde mit „geheimen“ Entscheidungsgrundlagen.

b) Beratungspflicht

Die Akteneinsicht ist nicht nur ratsam, sondern essentiell, um Missverständnisse und Fehlschlüsse seitens der Datenschutzbehörden zu vermeiden. Der Anlass des Schreibens der Behörde geht aus dem Schreiben nicht immer klar hervor. Nicht in jedem Fall ist ersichtlich, ob (...)